Conforme definição do PMI (Project Management Institute), “um Projeto é um empreendimento com características próprias, tendo início e fim previamente definidos, conduzido por pessoas, para atingir metas estabelecidas para criação de um produto ou serviço.”
Todo projeto deve ter a fase inicial de planejamento e abertura, a de execução e a de encerramento. Apresentamos abaixo alguns pontos que devem ser observados para aumentar as chances de sucesso de um projeto:
Definições na abertura
Escopo:
É o item que define todas as diretrizes do projeto. É fundamental que o escopo esteja bem definido e que a equipe tenha total entendimento dele. Neste momento, deve-se questionar quais são as expectativas dos decisores e/ou da empresa e documentá-las.
Cronograma:
É o instrumento de planejamento e controle que dá visibilidade a todos os passos do projeto, por isso é fundamental que preveja:
- Todas as atividades ou fases de execução, em ordem temporal.
- Tempo previsto para cada atividade.
- Atividades prioritárias ou de pré-requisito.
- Principal responsável ou executor da atividade.
- Pontos ou Momentos de Controle.
- Prazo mínimo e máximo do término do Projeto.
- Data das grandes entregas ou mudanças de fases.
- Prazos não muito justos.
- Feriados, férias, folgas, etc.
Acompanhamento:
- Definir a periodicidade do acompanhamento do projeto.
- Instituir as formas de acompanhamento.
o Os formatos vão desde um texto de e-mail até um relatório detalhado.
- Estabelecer um padrão de informativo.
o Lay-out do documento.
o Conteúdo mínimo para o informativo de acompanhamento (recomenda-se, no mínimo, a evolução do cronograma do projeto, a situação de cada item do escopo, os possíveis riscos do andamento e os próximos passos ou entregas).
- O responsável pelo acompanhamento do projeto, em geral, é o Gerente do Projeto
- A informação de acompanhamento deve ser endereçada para:
o Decisores do Projeto e/ou da Empresa.
o Gestores das áreas impactadas.
o Áreas envolvidas.
• É importante salientar que o informe de todos os passos do projeto deve ser bem combinado entre Gerência de Projeto e Decisores do Projeto e/ou Empresa. Durante o trabalho, não deve haver “sustos” ou “novidades”. Novas atividades, alterações ou atrasos devem ser comunicados e aprovados.
• Equipe:
Na abertura do projeto, precisa estar claro qual será a equipe decisora, executora, apoiadora e a Gerência do Projeto.
Período de Execução do Projeto
No período de execução do projeto temos, basicamente, duas grandes atividades:
- Execução
- Controle ou Acompanhamento
O ritmo de um projeto é ditado pelo Gerente do Projeto, que detém o controle do cronograma, recursos físicos e financeiros, equipes, etc.
Outros pontos que merecem atenção são:
- Acompanhamento da expectativa e percepção dos Decisores do Projeto e/ou Empresa: o Gerente de Projeto deve levantar quais as expectativas que estão sendo depositadas no projeto e a percepção no decorrer da execução.
- Gestão do Risco: ter controle dos possíveis riscos para o sucesso do projeto é uma ferramenta poderosa para evitar “sustos” no final. Esses sustos podem ir desde um atraso no cronograma a não entrega do que era esperado.
- Gestão da Mudança: muitos dos projetos têm um caráter de mudanças, quer sejam profundas na companhia ou superficiais. No entanto, mudanças são mudanças e sempre provocam conflitos e resistências, o que pode prejudicar o projeto. Por isso, sempre que possível deve-se avaliar os potenciais impactos da mudança e agir antecipadamente com uma Gestão de Mudança.
Encerramento do Projeto
- Promover uma reunião ou apresentação de encerramento e comunicar oficialmente a todos os envolvidos ou à empresa
- Entregar a documentação gerada durante o projeto
- Executar uma pesquisa de avaliação e satisfação
- Agradecer a todos os envolvidos
Fonte: http://www.franquia.com.br//index.php?option=com_content&task=view&id=427&Itemid=116
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